Trasladar las comisiones de tarjeta de crédito a sus clientes: qué es legal y cómo hacerlo bien

La respuesta corta

Aceptar tarjetas cuesta el 2–3.5% de cada venta, y la pregunta que todo negocio atento a su margen termina haciéndose es si el cliente que eligió el método de pago caro puede cargar con ese costo. La respuesta es sí, en la mayoría de los estados, mediante tres estructuras legales: un recargo (una comisión agregada a las transacciones de crédito), un descuento por pago en efectivo (un precio de tarjeta publicado, con descuento por pagar en efectivo) o los precios duales (ambos precios mostrados por adelantado). Comparamos los tres modelos a fondo en nuestra guía de recargo vs. precios duales vs. descuento por pago en efectivo; este artículo trata la decisión misma de trasladar la comisión, las reglas que la hacen legal y el error que casi todos cometen cuando intentan hacerlo dentro de su software de facturación.

Las cinco reglas que lo hacen legal

• Solo crédito, nunca débito. Las tarjetas de débito y prepagadas no pueden llevar recargo en ningún estado, ni siquiera el débito procesado como crédito. Su checkout tiene que detectar el tipo de tarjeta en tiempo real; una persona que agrega una línea a la factura no puede.
• Regístrese antes de empezar. Visa y Mastercard exigen que el programa de recargo esté registrado antes de la primera transacción con recargo. Omitir esto es una infracción aunque todo lo demás sea perfecto.
• Limítelo a su costo. Nunca más que su costo real de aceptación, nunca más que el tope de la red (confirme la cifra vigente con su procesador, ha cambiado con el tiempo) y nunca más de lo que su estado permite.
• Divulgue dos veces. En el punto de entrada (sitio, puerta, factura) y en el punto de pago, con la comisión como su propia línea en el recibo. Una comisión que el cliente descubre en el recibo es el mayor generador de contracargos de “yo no acepté esto”.
• Verifique su estado. La mayoría de los estados permite el recargo a crédito conforme; unos pocos lo restringen o lo prohíben, y varios imponen reglas de exhibición específicas (Nueva York, por ejemplo, exige mostrar el precio total más alto). Nuestra guía de recargos estado por estado registra la situación de cada estado.

El problema de QuickBooks

Aquí es donde la mayoría de los negocios pequeños y medianos realmente lo intenta, y donde sale mal. QuickBooks no tiene un programa de recargos conforme integrado, así que la solución improvisada a la que todos recurren es una línea manual en la factura: “Comisión de procesamiento de tarjeta de crédito, 3%”. Esa línea rompe las reglas de tres maneras a la vez:

• Se aplica a cualquier tarjeta que use el cliente, incluido el débito, que está prohibido en todas partes.
• Casi con certeza nunca fue registrada con las marcas de tarjeta.
• Un 3% fijo con frecuencia excede el costo real de una transacción dada, violando el tope.

Y con los precios de QuickBooks Payments hay una segunda ironía: la comisión que intenta recuperar, aproximadamente 2.99% en tarjetas facturadas y 1% sin tope en ACH, es en sí misma más alta de lo necesario para la mayoría de los negocios intensivos en facturas (lo desglosamos línea por línea en la guía de tarifas de QuickBooks Payments). La ruta conforme opera a nivel del procesador: la página de pago detrás de su factura detecta el tipo de tarjeta, aplica el recargo solo a crédito, lo divulga antes de la confirmación, detalla el recibo, y luego la transacción, recargo incluido, se sincroniza de vuelta a QuickBooks por API o por CSV en formato QuickBooks. Usted obtiene la recuperación; sus libros quedan limpios; nadie aplica recargo a una tarjeta de débito.

La versión B2B: dirija al ACH en su lugar

Si sus clientes son empresas que pagan facturas, hay una estructura que recupera más que un recargo y no molesta a nadie: precios duales con el ACH como precio bajo. El enlace de pago de la factura ofrece dos opciones: pagar con tarjeta al precio de tarjeta, o pagar por transferencia bancaria a un precio más bajo. Ambos precios se divulgan por adelantado, así que la mayoría de las reglas específicas de recargo nunca se activa; no hay problema de detección de débito porque no hay comisión; y cada cliente que elige la opción bancaria mueve una factura grande a un carril que le cuesta unos pocos dólares fijos en lugar de un porcentaje. En una factura de USD 30,000, esa es la diferencia entre recuperar unos USD 800 de costo de tarjeta y nunca incurrir en él.

La configuración conforme, de principio a fin

1. Decida el modelo: recargo (volumen cargado a crédito, estado favorable al recargo), descuento por pago en efectivo (tickets pequeños en persona) o precios duales (en línea, facturas, B2B, la opción predeterminada más segura). El marco de 60 segundos lo recorre paso a paso.
2. Verifique su estado en la guía estado por estado, y vuelva a verificarlo antes de cualquier expansión: esta ley cambia.
3. Opérelo a nivel del procesador. La detección del tipo de tarjeta, la aplicación condicional, la divulgación, el detalle en el recibo y el registro con las marcas de tarjeta son cosas que una plataforma de pagos hace y una línea de factura no. Configuramos programas conformes de recargo y precios duales como parte del alta.
4. Sincronícelo de vuelta a sus libros. El resultado del recargo o del precio dual fluye a QuickBooks con el resto de los datos de la transacción, de modo que la recuperación aparece en su contabilidad sin asientos manuales.